Výzvy před Costlockeru

S růstem agentury bylo čím dál složitější sledovat fakturaci a ziskovost projektů. Infinity Vision postrádala spolehlivý způsob, jak zjistit, zda je veškerá odvedená práce správně fakturována. Potřebovali systém, který by hlídal finanční výkonnost, přesnost fakturace a přínos jednotlivců pro firmu.

Proč právě Costlocker?

Po zvažování alternativ jako Basecamp, Teamwork nebo Easyproject si Infinity Vision vybrala Costlocker – díky silnému zaměření na finanční výsledky a přehled o fakturaci. Nástroj přinesl:

• Transparentní přehled o vykonané práci a fakturovatelných hodinách.

• Data o ziskovosti v reálném čase napříč projekty a odděleními.

• Strukturovaný systém pro sledování výkonu týmu a finanční efektivity.

"Díky Costlockeru dnes používáme KPI pro vyhodnocení odměn jak pro specialisty, tak pro manažery – jako procento ze zisku z dokončených projektů. Tento přístup dává vyniknout přínosu každého člena týmu." — František Barta, CEO & spolumajitel

Jak Costlocker změnil fungování agentury

Zavedením Costlockeru Infinity Vision zjednodušila své finanční řízení a fakturační proces. Agentura přijala dvě základní pravidla:

1. Žádný čas bez projektu: Veškerá práce musí být přiřazena k projektu, žádný čas nesmí na konci měsíce zůstat ve stavu „Žádný projekt“.

2. Žádný uzavřený projekt bez fakturace: Projekty jsou považovány za dokončené až po řádné fakturaci veškeré vykonané práce.

Tato opatření vedla k okamžitým zlepšením, včetně odhalení 4 000 € ve fakturovatelné práci, která předtím zůstala nepovšimnuta.

Klíčové poznatky

Costlocker poskytl Infinity Vision hlubší pochopení:

• Kolik času zaměstnanci strávili administrativními úkoly versus projekty klientů.

• Kteří klienti spotřebovali více času, než kolik platili.

• Účinnosti různých oddělení a jejich dopadu na ziskovost společnosti.

Tato úroveň transparentnosti nejenže pomohla optimalizovat ziskovost, ale také povzbudila zaměstnance, aby převzali větší odpovědnost za své řízení času.

Výzvy při implementaci a jejich řešení

Zavedení systému nebylo bez obtíží. Přimět tým ke konzistentnímu sledování času nebylo snadné. Vedení k tomu přistoupilo následovně:

• Ukázalo hodnotu sledování času představením finančních poznatků z počátečních dat.

• Integrovalo data z Costlockeru do hodnocení výkonnosti, čímž posílilo význam přesného sledování.

• Důraz na odpovědnost týmu, aby se každý ujistil o své roli při udržování přesných finančních údajů.

Aktuální cíle a další směřování

Díky pevné kontrole nad finanční výkonností se nyní Infinity Vision soustředí na:

• Zvyšování celkové efektivity analýzou využití zdrojů.

• Měření času investovaného do prodeje a marketingových snah.

• Zdokonalování sledování nákladů na úrovni oddělení pro další optimalizaci ziskovosti.